Hansen Transmissions heeft de wind in de zeilen met Selligent
Hansen Transmissions is een van de grootste leveranciers van tandwielkasten ter wereld. Sedert enkele jaren speelt het bedrijf ook een belangrijke rol in de uitrusting van windturbines. Het bedrijf heeft een wereldwijd netwerk van filialen, verkoop- en servicecentra. De toenemende internationalisatie heeft ook de behoefte doen ontstaan om alle klanten wereldwijd goed in kaart te brengen teneinde meer gestructureerd en efficiënter te kunnen werken.
Gerrit De WildeMarketingmanager
“Selligent was de enige oplossing die conform onze eigen manier van werken rond projectmanagement was, en zij waren ook de enigen die echt ervaring hadden met de integratie met Baan - het ontwikkelen van de interface tussen Selligent en Baan is trouwens veel vlotter verlopen dan we gedacht hadden”
“Met Selligent werken we nu veel efficiënter en kunnen we veel beter focussen op onze klanten. En daar gaat het tenslotte toch om!”
Klik op onderstaande titels om het volledige artikel te ontdekken
Te veel eilandjes
Ook al maakt windenergie zo’n 80 procent van de omzet van Hansen Transmissions uit, toch zit het merendeel van de klanten bij de divisie “industrie”. “Er zijn niet zoveel constructeurs van windturbines in de wereld, wij hebben vijf klanten die zowat 75 procent van de markt in handen hebben”, zegt Gerrit De Wilde, marketingmanager van Hansen Transmissions. “Maar voor onze industriële tandwielkasten hebben we misschien wel duizend klanten, en dat is een heel andere situatie. Elke salesgroep binnen ons bedrijf had vroeger haar eigen klantenbestand en onderhield daarmee een aparte communicatie, er was geen centraal systeem. Maar door de toenemende internationalisatie kregen we steeds meer nood aan een globaal overzicht van onze klanten - anders zou je in een situatie kunnen verzeilen waarbij internationale klanten prijs vragen bij meerdere van je buitenlandse filialen die dan onderling met elkaar in concurrentie zouden gaan, en dat is geen gezonde zaak!”
Nood aan totaaloverzicht
Het bedrijf wenste ook een oplossing die met één druk op de knop een overzicht zou geven van al wat er bij de klanten omging, “We wilden kunnen zien wat hun problemen waren en wat we voor hen al gedaan hadden, met een complete historiek, zodat onze mensen beter voorbereid zouden zijn wanneer ze bij de klanten aanklopten”, legt De Wilde uit. “We wensten ook te weten wat we al betekend hadden voor die klant, hoeveel offertes we al voor hem gemaakt hadden en wat daar uiteindelijk van terechtgekomen was. En we waren ook benieuwd om te zien in welke industrietakken we meer business genereerden dan elders. Kortom, we wilden op een meer gestructureerde manier automatisch al die informatie verzamelen en ter beschikking stellen van wie ze nodig heeft”. Sommige verkoopcentra van Hansen Transmissions zoals deze in Zuid-Afrika, Scandinavië en de Verenigde Staten hadden zelf al een CRM-oplossing in gebruik, maar het bedrijf voelde aan dat het echt centraal over alle gegevens moest kunnen beschikken - “je moet een globaal overzicht hebben, anders ga je blind varen, en dat kan zeker de bedoeling niet zijn”, stelt De Wilde. En dus werd begin 2006 een project opgestart om dat euvel te verhelpen.
Eerst grondige analyse
Het bedrijf ging echter niet op de eerste plaats op zoek naar een tool. Gerrit De Wilde : “We hebben eerst een scoping uitgevoerd. Daarna hebben we zowel op het hoofdkantoor als binnen ons internationale netwerk onze salesmensen bevraagd, gekeken wat soort informatie we nodig hadden om op alle vragen te kunnen antwoorden, en de IT-vaardigheden van onze mensen en hun behoeften opgelijst. Het resultaat was een boek van wel 100 pagina’s waaruit tenslotte een document overbleef dat geschreven werd in samenwerking met mensen uit de IT, verkoop, marketing, sales operations, en externe consultants. We zijn daarbij de CRM-systemen in onze filialen gaan bekijken, naar andere bedrijven gaan luisteren hoe zij zoiets opgelost hadden, en hebben dan een keuze gemaakt uit de leveranciers. Elk van hen heeft een demo mogen geven waarna we op een objectieve manier een puntenmatrix ingevuld hebben. Daarbij is ook duidelijk de vraag gesteld naar de integratie met Baan, ons ERP-pakket. Uit de shortlist van de drie overblijvende bedrijven is uiteindelijk Selligent als beste naar voren gekomen”. De Wilde voegt er snel aan toe dat de keuze voor Selligent zeker niet ingegeven was door het feit dat het een Belgisch bedrijf was. “Uiteindelijk boden de drie overgebleven kandidaten ons ongeveer dezelfde mogelijkheden, maar met Selligent kregen we een standaardoplossing die haar degelijkheid al bewezen had. Positief was ook dat de klantenbezoeken die Selligent voor ons georganiseerd had erg objectief waren : zowel de positieve als de negatieve aspecten van de oplossing kwamen aan bod. Bovendien was Selligent de enige oplossing conform onze eigen manier van werken rond projectmanagement, en zij waren ook de enigen die echt ervaring hadden met de integratie met Baan. Het beste bewijs daarvan is dat het ontwikkelen van de interface tussen Selligent en Baan veel vlotter verliep dan we gedacht hadden”.
Grondig uitgetest
Hansen Transmissions startte daarop in februari 2006 een pilootproject dat een maand of vier duurde. “Ook al gingen we lang niet alle functionaliteit van Selligent gebruiken, toch heeft onze pilootgroep alles echt zwaar uitgetest met in totaal een tiental mensen uit de hele Benelux”, bevestigt De Wilde. “En alle problemen die zich elders in de wereld zouden kunnen voordoen, hebben we tijdens dat pilootproject ook gesimuleerd. In de zomer van 2006 zijn we dan de echte roll-out begonnen, en nu doen we ongeveer één land per maand. Tegen het einde van ons fiscale jaar, in maart 2008, zou alles rond moeten zijn - maar uiteraard zal de oplossing blijven evolueren”.
Communicatie erg belangrijk
Alleen bij de initiële implementatie werden er externe consultants betrokken. De rest heeft Hansen Transmissions allemaal met eigen mensen uitgevoerd. “Het moeilijkste was wel iedereen meekrijgen”, geeft De Wilde toe. “Vooral de salesmensen - we hebben hen duidelijk moeten aantonen wat we precies gingen doen, en dat de toepassing niet bedoeld was om hen te controleren maar om hen het leven gemakkelijker te maken. Op gezette tijden hebben we ook demo’s gegeven en gevraagd om commentaar te spuien, op een constructieve manier. We wisten dat er bij sommigen weerstand zou zijn, en daarom hebben we veel belang gehecht aan het pilootproject en het lanceringsevent, en hebben we samen veel praktische dingen doorgenomen. Ook de training was belangrijk, we hebben zelf een cursus op maat van onze gebruikers geschreven”. De oplossing beantwoordt volgens Gerrit De Wilde volledig aan de verwachtingen. Het grootste voordeel is volgens hem het complete overzicht op alle regio’s. “Het hele sales en pre-salesgebeuren loopt nu via Selligent, inclusief de opvolging van bestaande klanten, met links naar offertes, opportuniteiten, enzovoorts. Wij kunnen nu op een gestructureerde en eenduidige wijze informatie verzamelen die dan kan dienen als uitgangspunt voor salesmeetings, als voorbereiding voor klantencontacten, of voor de back-up van afwezige mensen. Wij kunnen nu ook automatisch cijfergegevens binnenhalen over omzet, bestellingen, leveringen - waardoor heel wat dubbelwerk uitgeschakeld wordt. Ook de integratie met Outlook en Exchange reduceert dubbele registraties. En we kunnen rechtstreeks rapporten trekken via CrystalReports”.
Grotere efficiëntie
Een sterk punt was volgens De Wilde ook de beveiliging: die functionaliteit zat standaard in Selligent, terwijl dat bij andere pakketten veel moeilijker te parametreren was. Over return on investment kan hij zich moeilijk uitspreken, dat is niet echt meetbaar, zegt hij. “Maar we merken wel dat we nu veel efficiënter werken, en ons sales management is erg enthousiast, net zoals ons topmanagement dat ons altijd volop gesteund heeft in ons opzet. Zij hadden al snel ingezien dat we ons met Selligent veel beter kunnen focussen op onze klanten, en daar gaat het tenslotte toch om!” Momenteel wordt Selligent enkel voor de industriële business unit gebruikt, maar De Wilde wil nog dit jaar onderzoeken of ook de services afdeling mee geïntegreerd kan worden. “En dan in een volgende fase eventueel ook onze windturbine-activiteiten. De noden zijn daar wel anders, maar nu we de methodologie onder de knie hebben, mag het geen probleem meer zijn om dat aan te passen”, aldus Gerrit De Wilde.
